يتبع قسمُ الخدمات الطلابية بمعهد الدوحة للدراسات العليا عمادة شؤون الطلاب، ويختص هذا القسم بتقديم جميع الخدمات التي يحتاج إليها الطالب منذ التحاقه بالمعهد حتى تخرجه منه. ويعتبر قسم الخدمات الطلابية الجهة المخولة للتواصل مع الطلاب على نحو مباشر في جميع الأمور غير الأكاديمية، كما يعتبر أيضًا حلقة الوصل بين الطالب وباقي إدارات المعهد الأخرى. ويحرص فريق عمل قسم الخدمات الطلابية على جودة الحياة الطلابية؛ كي تتماشى مع رؤية المعهد التي تؤمن بارتباط جودة الحياة الطلابية؛ بتحقيق المستوى العلمي والمعرفي المنشود.

وتشتمل الخدمات الطلابيّة على مناحي مختلفة يتم عرضها عرضًا مفصلًا في هذا الدليل، ومن أهمها: برنامج التعريف، والأندية والفعاليات الطلابية، والمجلس الطلابي، وخدمات الدعم النفسي والمهني وكل ما يتعلّق بمعاملات الطلاب الخاصة بالإقامة والهجرة والأوراق الرسمية، وكذلك مخصصات الطلاب، والرعاية الصحية، والعمل الطلابي، وإخلاءات الطرف، والإفادات.


برنامج التوجيه للطلاب الجدد:

يفتتح العام الدراسيّ بمعهد الدوحة للدراسات العليا دائمًا ببرنامج التوجيه كما هو موضح في التقويم الأكاديميّ؛ إذ يتم الإعلان عن البرنامج خلال الأيام القليلة التي تسبق فترة البدء بالمحاضرات الرسمية، ويعتبر قسم الخدمات الطلابية الجهة المنظمة لبرنامج التوجيه بالتنسيق مع باقي إدارات المعهد ذات العلاقة. أمّا الهدف الأساسي من هذا البرنامج، فهو استقبال الطلاب الجدد، وتعريفهم بالمعهد، وتهيئتهم للشروع في عملية التسجيل وبدء محاضراتهم الدراسية، ولقاؤهم مع مرشديهم الأكاديميين، وكذلك تعريف الطلاب الدوليين بالأعراف القطرية والحياة في دولة قطر، كما يُعَرَّف الطالب بسياسات المعهد ولوائحه، بما فيها مسؤولياته الأكاديمية والشخصية أثناء الدوام في المعهد. ويتضمن برنامج التوجيه محاضرات عن الموارد الأكاديمية؛ منها المكتبة، ومركز اللغات، وخدمات تكنولوجيا المعلومات. ويتعرف الطالب، أيضًا،المرافق المتاحة في حرم المعهد.

يُمنح كل طالب في برنامج التوجيه، كذلك، رقم هوية يستخدمه كوسيلة تعريف بصفته طالبًا في المعهد، ويحتاج الطالب لهذا الرقم للاطلاع على سجلاته الأكاديمية، وطلب خدمات المعهد، والاستفسار عن أي معلومات تتعلق بوضعه في المعهد. يتم أيضًا إصدار بطاقات هوية لجميع الطلاب المسجلين، ويجب على الطالب حمل هذه البطاقة داخل حرم المعهد في جميع الأوقات، ويُسلم الطالب خلال برنامج التوجيه بريده الإلكترونيّ الخاص به، والذي يصبح الوسيلة الأساسية للتواصل معه.

تنويه:  يجب على كل طالب مقبول للدراسة بالمعهد حضور جميع فعاليات برنامج التوجيه لتسهيل اندماجه في المعهد في أحسن الظروف.


الأندية والفعاليات الطلابية:

النادي الطلابي هو هيئة تنظيمية طلابية تقوم بعدد من الفعاليات في مجالات معيّنة بترخيص من المعهد. وتعمل الأندية الطلابية تحت إشراف قسم الخدمات الطلابية، وبالتالي فإنّ إنشاء أيّ نادٍ طلابي يحتاج إلى التنسيق مع أعضاء هذا القسم الذي يعرض مقترحات إنشاء الأندية الطلابية على لجنة مختصة لدراستها. ويتمثل الهدف الأساسي من الأندية الطلابية في خلق فضاء يمكّن الطلاب من تنظيم فعالياتهم في بيئة منظمة ومهيكلة. تعمل الأندية على تنشيط الحياة الطلابية وشحذ المواهب وصقلها، وتشجيع النقاش في مختلف القضايا، والإسهام في تكريس ثقافة قبول الاختلاف والتفكير النقدي.

يتعين على كل نادٍ تقديم خطته السنوية أوالفصلية لقسم الخدمات الطلابية. بعد الموافقة على التأسيس، يلتزم النادي بإعلام قسم الخدمات الطلابية وأخذ موافقته على أيّ نشاط يودّ القيام به. يجب على النادي طلب الموافقة على الفعاليات قبل شهر من تنفيذها إذا كانت الفعاليات تتضمن طلبات شراء. أما إن لم تتضمن طلبات شراء فيجب طلب الموافقة على الفعاليات قبل أسبوع من موعد تنفيذها. ولا يحق لأيّ جهة طلابية تنظيم أي فعالية داخل حرم المعهد من دون أخذ تصريح مسبق من قسم الخدمات الطلابية.

من أجل الانخراط في أي ناد من الأندية الطلابية، يتم التواصل مع مكتب النادي لإتمام إجراءات الانخراط. أمّا في حالة الرغبة في إنشاء نادِ طلابي جديد، فيتم مراجعة إجراءات تأسيس الأندية الطلابية.

يتيح المعهد للطلاب تنظيم فعاليات طلابية أخرى قد لا تندرج ضمن تخصصات الأندية الطلابية الموجودة داخل معهد الدوحة للدراسات العليا، ولكن لعمل ذلك يجب تقديم مقترح مفصّل عن الفعالية قبل 30 يوم من موعد تنفيذ الفعالية لقسم الخدمات الطلابية إذا كانت الفعالية تتطلب القيام بمشتريات. وتتم دراسة الفعالية وتعرض على عميد شؤون الطلاب أو مدير قسم القبول والتسجيل والخدمات الطلابية. وبعد الموافقة يبدأ التحضير للفعالية.

للموافقة على الفعالية، يُشترط ألا تكون مندرجة بطبيعتها ضمن مجالات اختصاص أحد الأندية الطلابية بالمعهد. وفي حالة اندراجها ضمن تخصصات الأندية الطلابية الموجودة، تتم إحالتها على النادي لمناقشتها والمشاركة في عملية تنظيمها.

تنويه: تستطيع أي مجموعة من الطلاب بمعهد الدوحة للدراسات العليا التقدم بمقترح إنشاء نادِ طلابي، على أن يكون المقترح متوافقًا مع سياسات إجراءات الأندية الطلابية، ولكل طالب من طلاب المعهد حق العضوية في أن يكون عضوًا في نادٍ أو أكثر من الأندية الطلابية الناشطة بالمعهد.


المجلس الطلابي:

انطلاقًا من إيمانه بدور المنظمات الطلابية وضرورة إسهام الطلاب في تسيير شأنهم، يشجع معهد الدوحة للدراسات العليا على تأسيس المجلس الطلابي كبنية تمثيلية للطلاب تتمتع باختصاصات مختلفة تهدف إلى إثراء الفعل الطلابي.

ويعتبر مجلس الطلاب هيئة طلابية تنفيذية منتخبة يتم إنشاؤها بمبادرة طلابية (عبر الجمعية العامة لطلاب المعهد) بالتنسيق مع قسم الخدمات الطلابية، ويهدف المجلس الطلابي إلى:

- تمثيل الطلاب في لجان المعهد المختلفة في إطار الحوكمة التشاركية للمعهد.

- رَفع مطالب الطلاب وآرائهم على نحو مسؤول وبنّاء.

- تنظيم فعاليات طلابية بالتنسيق مع قسم الخدمات الطلابية.

- المساهمة في إذكاء روح العمل التطوعي لدى الطلاب. 

- المساهمة في إشاعة السلوكيات الأكاديمية والجامعية الإيجابية

وتحكم المجلس الطلابي سياسات المعهد وقراراته الإدارية، وهي تتماشى بدورها مع قوانين دولة قطر.

لمختلف إدارات المعهد الحق في دعوة ممثلين منتخبين عن الطلاب لحضور اجتماعاتها أو اجتماعات لجانها ويكون ذلك بالتنسيق مع قسم الخدمات الطلابية، ويشترط في الطلاب الذين يترشحون لشغل مناصب داخل مجلس الطلاب التمتع بوضع أكاديمي جيد، وخلوّ سجلاتهم من أيّ عقوبات (مستوى إنذار فما فوق).

وينبثق المجلس الطلابي عن الجمعية العامة للطلاب، وهي تضم كافة طلاب المعهد المسجلين.  وتسعى الجمعية العامة للطلاب لضمان التنوع في التمثيل في القوائم الانتخابية والحرص على التوازن في النوع والكليات والبرامج قدر الإمكان.

تنويه: يعتبر كل طالب مسجل عضوًا في الجمعية العامة للطلاب، وله الحق في انتخاب مجلس الطلاب.


الإقامة ومعاملات الهجرة والأوراق الرسمية الخاصة بالطلاب:

من المهامات الأساسية المنوطة بقسم الخدمات الطلابية التنسيق مع إدارات المعهد ذات الاختصاص في تنظيم معاملات الطلاب الدوليين التي تخص أمور الاستقدام، والهجرة، وحجوزات تذاكر الطيران، والتأمينات الصحية، وكذلك جميع الأوراق الرسمية الأخرى التي تستدعي إفادات أو خطابات عدم ممانعة من طرف المعهد.


تأشيرات وتذاكر السفر للطلاب الدوليين:

تبدأ هذه المهمة في مرحلة سابقة لقدوم الطلاب الدوليين إلى دولة قطر؛ إذ يتم تسليم القوائم والوثائق بخصوص الطلاب المقبولين للدراسة في المعهد من طرف قسم القبول لقسم الخدمات الطلابية، الذي يقوم بدوره بالتواصل مع إدارة الموارد البشرية وإمدادها بالبيانات اللازمة للشروع في عملية إصدار تأشيرات الطلاب، وبعد إصدار التأشيرات، يقوم قسم الخدمات الطلابية بالتواصل مع الطلاب وتزويدهم بتأشيراتهم، لتبدأ بعد ذلك المرحلة الثانية التي تتطلب التنسيق مع إدارة المشتريات داخل المعهد لحجز تذاكر الطيران لاستقدام الطلاب الدوليين.

عند وصول الطلاب إلى قطر، يقوم قسم الخدمات الطلابية بتنظيم استقبالهم في المطار واصطحابهم للمعهد، ومتابعة تسكينهم وباقي احتياجاتهم.

وبمجرد وصول الطلاب الدوليين إلى المعهد، يبدأ قسم الخدمات الطلابية في تجميع الوثائق اللازمة؛ للشروع في إجراء الكشف الطبيّ لدى الجهات الرسمية وإنهاء إجراء البصمة؛ قصد إصدار بطاقة الإقامة القطرية. ويتم استكمال الإجراءات المذكورة بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية بالمعهد.

بعد صدور بطاقات الإقامة، يتكلف قسم الخدمات الطلابية بمهمة تسليمها للطلاب ومتابعة صلاحيتها والتنسيق لتجديدها قبل انتهائها. وتستمر هذه العملية طيلة الفترة التي يقضيها الطالب داخل المعهد. كما يشرع في إجراءات إنهائها أو نقلها عند انتهاء مدّة دراسة الطالب داخل المعهد.


سفر الطلاب:

يحتاج كل طالب من الطلاب قبل سفره خارج دولة قطر إلى إصدار إذن بالسفر (خروجية) ويتولى قسم الخدمات الطلابية مهمة تنظيم هذه العملية وتنسيقها. من أجل ذلك، يقوم قسم الخدمات الطلابية باستلام إخطار وطلب الإذن بالسفر وجميع الوثائق المرفقة؛ مثل تصاريح الغياب، ونموذج إخلاء الطرف من مكتبة المعهد. وبعد اعتمادها يقوم بتسليمها إلى إدارة الموارد البشرية من أجل الشروع في إصدارها. وخلال سفر الطالب يقوم قسم الخدمات الطلابية بمتابعة عودة الطلاب ومطابقة مواعيدها للفترات المصرح بها والموافق عليها في طلبات الأذونات المعتمدة. ويطبق في حق كل طالب تأخر عن موعد العودة ما هو منصوص عليه في سياسة الحضور وسياسة المنحة.


الإفادات وخطابات عدم الممانعة:

قد يحتاج الطالب في معهد الدوحة إلى بعض الأوراق الرسمية، كالإفادات وأوراق عدم الممانعة لعمل بعض الإجراءات الرسمية مثل رخصة السياقة القطرية، أو عمل تأشيرة سفر لدولة ما، أو إفادة بخصوص منحة الطالب، أو إفادة بخصوص مكان السكن، أو عدم ممانعة لإجراء تدريبات في المؤسسات القطرية. ولأي طالب أن يحصل على هذه الوثائق من خلال التواصل مع قسم الخدمات الطلابية واتباع الإجراءات والخطوات اللازمة لذلك.

تنويه:على الطلاب الاطلاع على الإجراءات والنماذج المتعلقة بهم واحترام المدّة المحددة لإتمام الإجراءات من جهة إدارة المعهد.


المعاملات المالية:

يشترط المعهد أن يكون لكل طالب دولي ممنوح من معهد الدوحة للدراسات العليا حساب بنكي بأحد البنوك في دولة قطر؛ وذلك لتحويل مخصصاته الشهرية، أو أي مستحقات أخرى، إلى حسابه البنكيّ.

 ويمكن أن يقوم الطالب بفتح الحساب في البنك الذي يرغب فيه، مع ضرورة تزويد قسم الخدمات الطلابية ببيانات الحساب. ويعمل قسم الخدمات الطلابية، بتنسيق مع إدارة المالية، على دعوة مندوب عن بنك معيّن مرةً واحدةً خلال كل سنة دراسية، إلى حرم المعهد؛ لتسهيل عملية فتح الحسابات البنكية. ويتوقف هذا على الاتفاق المبرم مع البنك.

وبعد فتح الحسابات البنكية للطلاب يقوم قسم الخدمات الطلابية بمتابعة صرف مخصصات الطلاب المالية الشهرية وتحويلها إلى حساباتهم البنكية. 


الرعاية الصحية:

يوفر معهد الدوحة للدراسات العليا تأمينًا صحيًا تحت مؤسسة الرعاية الصحية الأولية بدولة قطر. ويقوم قسم الخدمات الطلابية، بالتنسيق مع الإدارات المعنية باستصدار البطاقات الصحية التي تمكن الطالب من الاستفادة من خدمات المركز الصحي (مركز لعبيب الصحي)، أو أحد مستشفيات مؤسسة حمد الطبية. ومن خلال بطاقة التأمين الصحي، يستطيع الطالب الحصول على العلاج وعلى الدواء بتغطية مجانية أو بأسعار رمزية.

إضافة إلى ذلك، يوفر المعهد تغطية صحية للطالب على نفقته بقيمة 1500 ريال قطري في العام الدراسي. وتتضمن هذه تغطية الحالات المرضية التي يتعذر تغطيتها من جانب المركز الصحي.

ويوفر المعهد كذلك خدمات استشارة نفسية مقدمة من أخصائي نفسي للمساعدة في تجاوز أي حالة نفسية قد تواجه الطالب خلال دراسته بالمعهد. ويحق لأي طالب من الطلاب أخذ موعد وعقد جلسات مع الأخصائي النفسي من خلال مكتب عميد شؤون الطلاب. تتم هذه العملية في إطار السرية التامة وتجري بين الطالب والموظف المسؤول فقط. 


العمل الطلابي الإلزامي:

كجزء من التزامات المنحة المقدمة للطلاب، يلتزم كل طالب دولي حاصل على مخصصات شهرية من معهد الدوحة للدراسات العليا بتقديم 10 ساعات عمل طلابي إلزامية كل أسبوع لفائدة المعهد خلال شهور الدراسة بالمعهد. ويمكن أن يعمل الطالب مساعد باحث مع أحد الأساتذة داخل المعهد، أومساعدًا إداريًا في إحدى إدارات المعهد؛ بحسب الشواغر المتوافرة. 

ويهدف هذا البرنامج إلى إدماج الطلاب في الحياة العملية والجامعية، ويعتبر قسم الخدمات الطلابية الجهة المسؤولة عن إدارة برنامج العمل الإلزامي، وهو مرجعية الطلاب في هذا الشأن.

بعد قيام قسم الخدمات الطلابية بعرض شواغر الوظائف الطلابية المتاحة، يقوم الطلاب باختيار الوظائف المتوافقة مع اهتماماتهم قبل التواصل مع الجهات العارضة للوظائف. وبعد الحصول على موافقة جهة التشغيل، يتوصل قسم الخدمات الطلابية باستمارة تعيين للطالب. ويجب على جهة توظيف الطلاب تقديم تقرير دوري بعمل الطالب يشتمل على الساعات التي عملها الطالب لديها.

تنويه:يجب على الطالب الحرص على استكمال الإجراءات المطلوبة واستكمال ساعات العمل المقررة لتجنب أي خصم في مخصصاته الشهرية. كما يعتبر استيفاء متطلب العمل الطلابي ضمن شروط التخرج. ويجب على الطالب الانضباط في عمله والحرص على تقديم المهام التي توكل إليه على نحة لائق.


سلوك الطلاب:

يتوقع معهد الدوحة للدراسات العليا من طلابه الالتزام بسلوك مثالي وممارسة مواطنة مسؤولة داخل حرم المعهد وخارجه، إذ إنّ التحاق الطلاب بالمعهد يعني انتسابهم إلى مجتمع علمي يتبنى معايير سلوك تضمن التطوّر الشخصي والفكري والمهني.

تنطبق لائحة قواعد السلوك داخل المعهد على جميع الطلاب الملتحقين بمعهد الدوحة. ويجب على الطلاب الامتثال للوائح السلوك في شتى الأوقات عند وجودهم بحرم المعهد أو خلال إسهامهم في الفعاليات التي يرعاها المعهد.

وتشير لائحة قواعد سلوك الطلاب إلى جميع أنواع سوء السلوك ذات الطبيعة غير الأكاديمية ومن بينها ما يتعلق بالتحرش الجنسي، والعنف اللفظي أو الجسدي، وإتلاف ممتلكات المعهد، وغيرها (مراجعة سياسة لائحة قواعد السلوك). ويتولى قسم الخدمات الطلابية متابعة جميع الأمور المتعلقة بخرق قواعد السلوك غير الأكاديمي ورفعها إلى عميد شؤون الطلاب الذي يتخذ الإجراءات اللازمة، بناءً على التقارير التي ترفع إليه، على نحو يتوافق مع سياسات لائحة قواعد سلوك الطلاب. 

ويخضع معهد الدوحة وجميع أعضائه ومنتسبيه للقوانين والأنظمة المعمول بها في دولة قطر. وتشكّل الانتهاكات للقوانين والأنظمة المحلية التي تحدث داخل حرم المعهد أو خارجه انتهاكات للائحة قواعد السلوك وتخضع لتحقيق يجريه معهد الدوحة للدراسات العليا الذي يتخذ إجراءاته التأديبية المناسبة، إضافة إلى ما قد تتخذه السلطات المحلية من عقوبات قانونية.  ولا يمكن أن يتستر المعهد على الانتهاكات السلوكية.

تنويه: يلتزم الطلاب بمراجعة السياسات المتعلقة بالسلوك الطلابي والتقيد بها.


إخلاءات الطرف:

إخلاء الطرف هو عبارة عن إجراء يتحقق من عدم وجود أي مسؤوليات أو متعلقات لدى الطالب تجاه جهة معيّنة أو حيال إدارة من إدارات معهد الدوحة للدراسات العليا (مثل المكتبة، ومكتب الأبحاث، وتكنولوجيا المعلومات، والخدمات الطلابية وغيرها). ولا يُمنح الطالب شهادات التخرج وتصاريح السفر والمستحقات المالية النهائية من دون القيام بهذا الإجراء. 

يقوم قسم الخدمات الطلابية بمتابعة إخلاء طرف الطلاب في عدد من الحالات المختلفة؛ وهي: السفر، والتخرج، ووقف القيد، وانسحاب الطالب، والفصل من المعهد.


الالتماسات/ التظلمات:

يحق لأي طالب من طلاب معهد الدوحة للدراسات العليا تقديم تظلّم بخصوص أيّ من خدمة من الخدمات الإدارية التي يعتبرها غير منصفة، أو في حالة التعرض لسوء معاملة من أي موظف من موظفي المعهد أو طالب من طلابه أو أحد منتسبيه. ويحق للطالب كذلك تقديم التماس للاستفادة من الخدمات التي يقدمها قسم الخدمات الطلابية للطالب على نحو استثنائيّ. وتقدم نماذج التظلمات والاستثناءات إلى قسم الخدمات الطلابية الذي يقوم بدوره برفعها إلى مدير الإدارة أو عميد شؤون الطلاب؛ لاتخاذ القرار في شأنها والرجوع إلى الطالب بالنتائج.